Дата публикации: Май 2010

Еще несколько советов начинающим предпринимателям, как избежать классических ошибок при регистрации компании

Вступление:Регистрация компании, это начало новой жизни.

Мы уже рассказывали о типичных ошибках, которые совершают начинающие бизнесмены. Но вот закончился очередной отчетный период, сдана отчетность, прошли весенние праздники, и теперь хочется дать несколько чуть более подробных советов. Стоит учитывать, что для компаний, которые оказывают услуги по регистрации юридических лиц Вы – разовый клиент. Возможно, Вы еще обратитесь к ним за регистрацией следующей компании, но вобщем-то они не рассчитывают на длительные отношения в этом бизнесе. Им важно выполнить свои обязательства перед Вами в оговоренном размере, а не то, чтобы весь процесс открытия нового бизнеса для Вас прошел наиболее гладко и без нарушений законодательства. Нет у Вас какой-нибудь бумажки, это не их проблема, если конечно они не должны были ее предоставить.

Мы же, как и другие компании в области бухгалтерского обслуживания, ориентируемся на продолжительные отношения. Любой обязательный документ, который отсутствует у Вас в необходимый момент, скорее всего, скажется на нашей работе. Фактически, мы отвечаем за Ваши взаимоотношения с контролирующими органами. Поэтому нам важно, чтобы после регистрации компании у Вас на руках своевременно появились все необходимые документы. Чтобы наше сотрудничество не начиналось с необходимости авральной беготни, разбирательств с государственными органами, уплаты штрафов. Вот мы и решили описать ошибки и проблемы, которые возникают за рамками услуг по бухгалтерскому обслуживанию.

Документы, которые должны быть на руках после регистрации компании.

Честно говоря, мы и не предполагали, что проблема с регистрационными документами настолько масштабна. Но практика показывает, что дело обстоит именно так. Что 9 из 10 клиентов, которые приходят к нам на обслуживание после регистрации компании не имеют на руках необходимых регистрационных документов. Так как многие клиенты приходят за несколько дней до срока сдачи отчетности, то отсутствие необходимых документов приводит к их экстренному сбору, если это возможно, лишней суете, а иногда к задержкам в сдаче отчетности и штрафам.

Собственно, кроме устава, учредительного договора, решения о создании, договора аренды на юридический адрес, приказов о назначении генерального директора и главного бухгалтера у вас на руках должны быть:

• Свидетельство о государственной регистрации (внесение записи в ЕГРЮЛ).
• Свидетельство о постановке на налоговый учет. (ИНН)
• Информационное письмо из органов статистики.
• Выписка из ЕГРЮЛ.

И обычно этими документами ограничиваются и юристы, которые занимаются регистрацией, и сами предприниматели. При этом совершенно забывая, что существуют еще фонды (фонд социального страхования - ФСС, пенсионный фонд - ПФР, фонд медицинского страхования-ФОМС).

Объясняется это тем, что документы на регистрацию в фондах подаются не компанией и не юридической фирмой-посредником, а самим регистрирующим органом (в Москве это 46 ФНС).

Уведомления о регистрации в качестве страхователя (ПФР, ФОМС, ФСС) направляются на юридический адрес компании. Так что если фактическое местонахождение и адрес, указанный в регистрационных документах, не совпадают, ждать можно долго. Существует также вероятность, что документы могут просто где-то потерять по дороге. Или их вообще забыли отправить – человеческий фактор никто не отменял.

Если вы заключили с юридической компанией дополнительно договор на почтовое обслуживание или получение свидетельств в фондах представителем юридической компании входит в стоимость договора, то уведомления вы получите у них.

Можно запросить выписку из ЕГРЮЛ через пару недель после регистрации, в которой уже будут указаны все необходимые регистрационные номера. Этот вариант можно использовать, если в запасе есть хотя бы несколько дней до сдачи отчетности.

Ну и кроме всего вышеперечисленного, вы вправе сами обратиться в фонд, предоставив соответствующие документы, и получить еще один экземпляр регистрационного свидетельства.

Только не затягивайте – хотя, если Вы никогда не были в ПФР или ФСС в последний день сдачи отчетов, то один раз в жизни это стоит увидеть собственными глазами.

Для чего нужны регистрационные свидетельства и регистрационные номера.

Во-первых, стоит уточнить, что эти документы нужны вам. А не юридической компании, не налоговой и не фонду.

Во-вторых, для сдачи отчетности.

В качестве примера. Во многих московских территориальных управлениях Пенсионного Фонда отчеты по новой форме за 1 квартал текущего года не принимали (внимание!) без указания регистрационного номера в Фонде обязательного медицинского страхования (ФОМС). Надо ли напоминать, что за несданную отчетность законодательством предусмотрен тот или иной штраф?

В-третьих – при уплате страховых взносов с заработной платы. В платежном поручении на уплату взносов указывается регистрационный номер страхователя.

В –четвертых, копии указанных свидетельств может запросить банк при открытии счета.

Поэтому уточняйте сразу, в момент заключения договора с юридической фирмой, входит ли в пакет услуг получение свидетельств из фондов или Вам придется заниматься этим самостоятельно.

Итак, в перечень необходимых документов добавляем:

• Уведомление о регистрации в ПФР
• Извещение о регистрации в ФСС. Причем из ФСС должно быть два уведомления – одно о регистрации в качестве страхователя, а второе – об установлении класса риска и тарифа, по которому платятся взносы на страхование от несчастных случаев.
• Свидетельство о регистрации в ФОМС.

Кроме того, у Вас есть всего 5 дней с момента регистрации, чтобы подать Заявление о переходе на УСН. Пропустили срок – и до конца года придется применять обычную систему налогообложения. А это не только другой учет и документооборот, но и вполне вероятно – более высокая налоговая нагрузка для компании.

При этом ни о каком Уведомлении о применении УСН из налогового органа речь не идет, только Заявление о переходе с отметкой о принятии (в 2009 году налоговые органы дали разъяснения, согласно которым такое уведомление выдается налогоплательщику только по его письменному запросу).

Что надо делать после открытия расчетного счета в банке.

В течение 7 дней надо уведомить налоговую инспекцию. За нарушение предусмотренного законодательством срока можно получить штраф в размере 5 000 рублей (ст. 118 НК РФ).

Кроме того, с 2010 года у нас нововведения – теперь об открытии счета в банке нужно уведомить также пенсионный фонд и фонд социального страхования, в тот же срок.

За нарушения предусмотрена административная ответственность – штраф от 1 до 2 тысяч рублей (КоАП РФ, ст. 15.33). Пока на практике еще не встречали – новый закон о страховых взносах только начал действовать, но вероятность пополнить государственный бюджет при нарушении указанной нормы существует.

Бланк уведомления в налоговый орган можно получить в самом банке, это уже часто входит в стандарный набор документов, по крайней мере, в большинстве банков Вам помогут даже его заполнить.

А рекомендованные формы уведомлений в ФСС и ПФР можно найти на их собственных сайтах или получить у нас, сделав соответсвующий запрос. А если Вы наш новый клиент, то получите все готовые заполненные уведомления, которые останется только подписать.

Подготовка и сдача бухгалтерской и налоговой отчетности.

Тут в очередной раз хочется напомнить, что даже если дата регистрации компании – последний день квартала (за исключением случаев регистрации в четвертом квартале и в декабре), то обязанность сдавать отчетность все равно сохраняется.

Например, до 15-го числа месяца, следующего за кварталом, нужно сдать отчетность в ФСС, до 20-го числа месяца, следующего за месяцем регистрации компании - сведения о среднесписочной численности. И так далее.

Обязанность сдавать отчетность не зависит и от того, осуществляла компания деятельность или нет – «нулевую» отчетность все равно надо сдавать. Сроки и состав могут различаться в зависимости от системы налогообложения.

За нарушение сроков представления отчетов можно получить как штрафы, так и блокировку на банковский счет.

Лучший вариант - когда Вы уже на стадии регистрации знаете, как будете готовить и сдавать отчетность, а не оставляете все на последний день, в надежде что «как-нибудь разберемся».

Особенности выбранной системы налогообложения.

Изучите (хотя бы бегло) особенности применения выбранной Вами системы налогообложения. Чтобы потом не было неприятных «сюрпризов».

Ведь слова «я не знал» врял ли могут смягчить сердце инспектора при проверке и уменьшить сумму штрафных санкций. Незнание законов не освобождает ни от уплаты налогов, ни от ответственности за нарушения налогового законодательства.

Знаете ли вы, какие налоги вы должны платить при применении обычной системы налогообложения? А при применении УСН? А если вы индивидуальный предприниматель?

Знаете ли вы, какие расходы можно принять при применении УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы (15%)?

При каких условиях они принимаются?

Когда начисленная зарплата уменьшит полученные доходы? А проценты по займу?

Какая сумма налога будет уплачена с полученного от клиента и не закрытого аванса в конце отчетного периода?

Список таких вопросов практически бесконечен.

Поэтому, прежде чем выбрать систему налогообложения, подумайте, посчитайте, примерьте на свой вид бизнеса, подходит ли она вам. Посмотрите, как работают потенциальные конкуренты. Почитайте соответсвующую литературу. Если остались сомнения или что-то непонятно, задайте вопрос специалистам.

Но в любом случае, решение о выборе системы, за вас никто не примет – это может быть только ваше решение и ничье больше. Так пусть оно будет оптимальным, даже если для этого вам придется потратить лишних пару дней на изучение вопроса.

В выборе системы налогообложения Вам может помочь наша статья  (ее более простой вариант) или калькулятор для выбора системы налогообложения (вариант в excel).

Особенности выбранной формы собственности и вида деятельности.

В зависимости от формы собственности Вам могут потребоваться другие документы, которые не указаны в нашем списке. Например при организации АО (ЗАО, ОАО ), Вам потребуется зарегистрировать проспект эмиссии акций. Отсутствие такой регистрации может привести к серьезным штрафам в будущем. И уж точно нельзя совершать никаких операций с акциями до тех пор, пока эмиссия не зарегистрирована.

ФСФР сейчас четко отслеживает исполнение обязанности по регистрации выпуска акций. Нарушили срок – тут же получите предписание устранить нарушения, причем с указанием даты устранения нарушения. Если же и предписание будет проигнорировано, вас могут привлечь к административной ответственности по статье 19.5 часть 9 КоАП РФ (на должностных лиц – штраф от 20 000 до 30 000 рублей, на юридическое лицо – штраф от 500 000 до 700 000 рублей). Понятно, что можно попытаться оспорить такие меры со стороны ФСФР. Но не проще ли вовремя произвести минимум необходимых действий?

Некоторые документы могут быть обязательными в зависимости от видов деятельности. Примером таких документов являются специфические лицензии и разрешения.

Стоит отметить, что для получения вышеуказанных документов скорее всего потребуются нотариально заверенные копии уставных и регистрационных документов. Будет полезно попросить юридическую компанию, которая занимается регистрацией, сразу сделать необходимое количество копий нужных документов.

Как же не допустить ошибок сразу после регистрации компании.

Иными словами, для того, чтобы не создавать самому себе проблемные ситуации и, возможно, штрафы сразу после регистрации компании, мы рекомендуем следующее:

• До начала регистрации компании определитесь, кто будет заниматься бухгалтерией Вашей компании. Выберите систему налогообложения, поймите ее особенности. Основные налоги, которые Ваша компания будет платить, как они начисляются и когда уплачиваются.
• Определитесь со списком действий, которые надо совершить во время регистрации компании, списком документов, которые Вы должны иметь до регистрации компании и списком документов, который должен у Вас остаться после окончания процесса регистрации.
• По вышеуказанным спискам обсудите с юридической компанией, которая будет заниматься регистрацией, какие документы предоставят они, а какие Вам придется получать самостоятельно.
• После всех переговоров составьте контрольный список документов, которые у Вас должны остаться и действий (со сроками), которые Вы должны совершить при и сразу после регистрации.
• Внимательно проверяйте документы, которые Вы получаете от юристов и от государственных органов. Ошибка в одной букве в названии может привести к необходимости по внесению изменений, что займет время и будет стоить денег. В нашей практике был случай, когда в официальное название компании попала лишняя кавычка. Вот так примерно ООО ""Компания", клиенту пришлось повторно обращаться к юристам для внесения исправлений.

Стоит запомнить еще несколько вещей:

• Начиная бизнес, Вы сразу попадаете под действие большого количества новых для Вас законов и порядков. Вам стоит или лично во всем разбираться, либо привлекать консультантов, которым Вы доверяете.
• Ваши привычные отношения как физического лица с государственными органами, другими физическими лицами или юридическими лицами сильно отличаются от тех отношений, в которые Вы вступаете как юридическое лицо. Самый простой пример, на отношение между юридическими лицами не действует закон о защите прав потребителей. Штрафы для должностных лиц и организаций всегда больше, чем штрафы для физических лиц за те же самые нарушения.
• Вы начинаете отвечать не только за свои действия и ошибки, но и за действия и ошибки Ваших сотрудников и самого юридического лица.
• Слова "поможем малому бизнесу" чаще всего это просто слова. Задача сотрудника государственного органа – пополнить бюджет. Понимания, что курицу, несущую золотые яйца надо сначала вырастить – обычно нет. Так что штрафовать Вас будут за малейшие проступки независимо от того, что Вы начали свой первый бизнес и просто не знали, что надо отправить еще какую-то бумажку в еще какой-то государственный орган.
• Законодательство непрерывно меняется, Вам необходимо в общих чертах представлять себе все законодательство, которое относится к Вашему бизнесу, и следить за изменением этого законодательства. И не важно, как Вы это будете делать. Выписывая российскую газету или обращаясь к консультантам.
• Старайтесь не оставлять недоделки в расчете на то, что доделаете их потом. Недоделки накапливаются как снежный ком. И их последствия проявляются обычно в самое неподходящее время.

Обращайтесь к нам, в идеале, в тот момент, когда Вы приняли решение о начале бизнеса. Мы поможем выбрать оптимальную систему налогообложения, форму собственности, расскажем о необходимых действиях и документах. Если у Вас нет своих юристов, посоветуем наших партнеров. В случае заключения с нами договора на бухгалтерское обслуживание, консультации при открытии бизнеса – бесплатные (конечно, в разумных пределах).

Контрольная таблица для проверки наличия необходимых документов.

N	Документ	Комментарии
1	Учредительные документы (устав, решение о создании и т.д.)
2	Приказ о назначении руководителя
3	Приказ о назначении главного бухгалтера
4	Первичная выписка из ЕГРЮЛ
5	Свидетельство о регистрации (внесении записи) в ЕГРЮЛ
6	Свидетельство о постановке на налоговый учет (ИНН)
7	Информационное письмо органов статистики
8	Уведомление о регистрации в ПФР
9	Уведомление о регистрации в ФОМС
10	Уведомление о регистрации в ФСС
11	Уведомление об установление класса риска и тарифа взносов на страхование от несчастных случаев на производстве
12	Заявление (с отметкой ИФНС) о переходе на УСН	Для компаний на УСН
13	Проспект эмиссии акций	Для АО
14	Отчет о регистрации выпуска акций	Для АО
15	Реестр акционеров	Для АО