Дата публикации: Ноябрь 2009.

Типичные ошибки начинающего предпринимателя. Краткий обзор.

Начинающие предприниматели часто совершают одни и те же ошибки, при создании нового бизнеса. В принципе, такие же ошибки могут совершать не только начинающие предприниматели. Существует много литературы, в которой даются советы начинающим предпринимателям. Мы не претендуем на полноту освещения этого вопроса, а лишь опишем некоторые из ошибок, которые нам видны, как специалистам в области бухгатерского и налогового учета и бизнес консультирования. Т.е. во многом, ошибки, о которых пойдет речь, влияют на налогообложение, взаимоотношениея с госорганами, выживаемость нового бизнеса. По мере работы, мы будем дополнять наш список. Ну а пока..

Ошибки в выборе системы налогообложения.

Мы советуем подумать над выбором системы налогообложения до момента регистрации компании, при составлении бизнес-плана и предварительных расчетов показателей бизнеса. От этого могут зависеть и дальнейшие управленческие шаги и налоговая нагрузка предприятия. Ведь в результате ошибки могут стоить дорого – сумма налогов в бюджет в случае неправильного решения может оказаться настолько высокой, что проще и дешевле будет зарегистрировать новую компанию. Либо искать иные способы ее снижения, не всегда законные.

Например, если основная масса клиентов компании приходится на физических лиц, то удобнее применять упрощенную систему налогообложения. Если же основная масса клиентов – юридические лица, которым важно «поставить» НДС к зачету – то нужно работать на основной системе. В некоторых случаях, например, при одновременной торговле товарами (работами или услугами), облагаемыми и необлагаемыми НДС, когда доля операций, необлагаемых НДС составляет достаточно большой объем в общей массе, лучшим выходом может стать регистрация двух компаний. Одной – с применением ОСНО, которая будет реализовывать товары с НДС. И второй – на «упрощенке», которая будет заниматься реализацией необлагаемых товаров, так как НДС нет. В этом случае Вы сможете избежать проблем с ведением раздельного учета облагаемых и необлагаемых операций, а также снизить общую налоговую нагрузку. Да и ставка единого налога (6 % или 15%) значительно меньше текущей ставки налога на прибыль.

Также тщательно следует подходить и к выбору объекта налогообложения при применении УСН. Ведь изменить его можно будет только через год.

Кроме собственных расчетов, стоит еще посмотреть на то, какую систему налогообложения используют предполагаемые конкуренты на том рынке, на котором Вы собираетесь работать. Может оказаться, что, несмотря на то, что большинство клиентов на этом рынке юридические лица (т.е. им вроде бы важен НДС), большинство участников работают на упрощенной системе налогообложения. В этом случае, клиенты могут быть привычными к тому, что данный товар/услуга поставляется без НДС. С другой стороны, может оказаться, что использование основной системы налогообложения и возможность для клиента зачесть НДС станет Вашим конкурентным преимуществом.

Кроме "обобщенной" налоговой нагрузки (6% или 15%) на УСН, стоит еще учитывать разницу в трудоемкости ведения учета на двух системах и в потенциальной возможности налоговых органов спорить с налогоплательщиком и доначислять налоги. В связи с тем, что на УСН 15% налоговая база уменьшается на величину произведенных расходов, налоговые органы имеют возможность оспаривать Ваши расходы, если они не соответствуют определенным требованиям налогового законодательства. Да и не все Вы сможете списать в расходы. Попробуйте, например, списать в расходы "чистую воду", приобретаемую в офис. Налоговая инспекция Вам быстро объяснит, почему этого делать нельзя, хотя налоговый инспектор и не будет готов пить воду из-под крана в вашем офисе.

При выборе налоговой системы стоит посоветоваться с разными людьми, особенно с теми, кто будет вести бухгалтерский учет в Вашей компании. Запомните, открыть компанию в нашей стране гораздо легче, чем ее потом закрыть. Мы оказываем консультации при подготовке к открытию нового бизнеса.

Более подробно о выборе системы налогообложения мы рассказывали в нашей статье. А для расчетов можно воспользоваться специальным калькулятором.

Зарегистрировали компанию? Не забудьте сдать отчетность!

Самая распространенная ситуация – не сдача отчетности в налоговые органы и фонды. Либо просто забываем, либо не знаем что, куда и в какие сроки нужно сдавать.

Не зависимо от того, в какой момент Вы получили свидетельство о регистрации, даже если в последний день квартала – организация обязана предоставить налоговую и бухгалтерскую отчетность в том объеме и в те сроки, которые предусмотрены текущим законодательством РФ. Исключение составляют случаи, когда компания зарегистрирована в четвертом квартале, то есть в период с октября по декабрь. Первую бухгалтерскую отчетность компания, созданная после 01 октября, будет сдавать с момента создания по первый квартал следующего года.

А первую налоговую - организация, созданная с 01 декабря по 31 декабря, за период с момента создания по конец календарного года, следующего за годом создания. Если же по какому-либо налогу установлен налоговый период, равный месяцу или кварталу, то сроки сдачи первой отчетности по ним будут отличаться друг от друга.

Имейте в виду, что отсутствие расчетного счета не освобождает Вас от этой обязанности.

И если штраф за одну пустую (нулевую) налоговую декларацию составляет 100 рублей (ст. 119 НК РФ), то за просрочку отчетности в фонд социального страхования сумма штрафа совсем другая – 1000 рублей при первичном нарушении и 5000 рублей – при повторном в течение календарного года. А еще у нас есть органы статистики и пенсионный фонд. И административная ответственность в соответствии с КоАП РФ. К слову сказать, кроме штрафа, налоговый орган за не представленную вовремя налоговую отчетность может заблокировать расчетный счет организации (статья 76 НК РФ, пункт 3). И как обычно, это происходит в самый неподходящий момент. Далее последуют разбирательства с налоговой, поездки к инспектору с отчетностью, ожидание, когда в банк придет уведомление о разблокировке счета…

Цените свое время и экономьте свои деньги. Нулевую отчетность сдать недорого. Стоимость ее сдачи сравнима или ниже размеров штрафов, которые придется заплатить.

Например, cтоимость сдачи нулевой отчетности у нас начинается от 1300 рублей.

Выбор банка.

Зачастую мы сталкиваемся с тем, что компании, не ведущие деятельность по каким-либо причинам, ежемесячно оплачивают услуги банка. И порой цена расчетно-кассового обслуживания или подключения и обслуживания системы банк-клиент составляет ощутимые суммы, особенного для малого или начинающего бизнеса. Покупая или регистрируя компанию, мы не сразу задумываемся на тему – во сколько нам обойдутся те или иные услуги банка, каковы штрафные санкции при просрочке оплат их услуг, где находятся отделения, сколько их и как они работают, насколько удобна система банк-клиент и так далее и так далее.

Это касается не только компаний с нулевыми оборотами. Только становясь собственником, мы начинаем задумываться о затратах. Поэтому совет. Если можно сэкономить на расходах при сохранении уровня и качества обслуживания, значит это нужно делать.

Поэтому, выбирая банк:

• Внимательно читайте договор, если в нем что-то непонятно или вызывает вопросы, спрашивайте у сотрудника банка. Договор для Вас не изменят, но Вы откроете счет в другом банке, если Вас не устроят условия работы с этим.
• Внимательно изучайте тарифы. Банковские тарифы часто бывают очень детализированные, если у Вас нет опыта работы с банком в качестве юридического лица, с первого раза в них будет сложно разобраться. Вот основные вещи, на которые надо обратить внимание
• Стоимость открытия расчетного счета (должна быть 0)
• Ежемесячная стоимость обслуживания счета (должна быть 0)
• Стоимость подключения к системе банк клиент (должна быть 0)
• Стоимость ежемесячного обслуживания системы банк клиент (должна быть 0)
• Стоимость отправки рублевого платежного поручения (должна быть в пределах 20-30 рублей)
• Стоимость приема наличных средств (должна быть ноль или доли процента)
• Внимательно изучите список документов, который необходим банку при открытии расчетного счета.
• Спросите про технологию работы банка (как открывается счет, как подключается банк клиент, как сдаются деньги, когда заканчивается банковский день, сколько стоит отозвать платежное поручение и так далее).
• Посмотрите на банковские рейтинги. Не надо сразу идти в Сбербанк или ВТБ. В таких банках обслуживание будет дорогое и не очень клиенто-ориентированно. Но и не надо идти в банк, про который Вы не можете найти нигде информации. На наш взгляд, для начинающей компании банк должен входить в top-20 или top-30 российского рейтинга банков, иметь четкую ориентацию на работу с малым бизнесом. Неплохо, если в нем есть иностранный акционерный капитал.

Выбирая банк, помните, что деньги компании в банках не защищены государством. Что ваши отношения с банком не защищены законом о защите прав потребителей. Поэтому походите по разным банкам, посмотрите, как они работают, попробуйте их банк-клиент (или хотя бы почитайте его описание), посмотрите, сколько народу в том отделении, в котором Вы собираетесь открыть счет, насколько быстро работает персонал.

Открыли расчетный счет? Сообщите в инспекцию.

Типичная ситуация. Открыли расчетный счет и начали работать. А потом вдруг получаем штраф за налоговые правонарушения. С момента открытия расчетного счета налогоплательщик обязан сообщить об этом факте в налоговый орган в течение 7 дней. Сообщение подается по установленной форме. В случае нарушения готовьте 5000 рублей – именно такой штраф предусмотрен по статье 118 НК РФ. Имейте в виду, что данное требование распространяется на каждый открытый расчетный или валютный счет (исключения составляют счета по корпоративным кредитным картам, депозитные счета или ссудные счета). Кроме того, сообщать в инспекцию нужно и в случае закрытия счета. Образец уведомления в налоговую может дать банк при открытии счета

Финансирование компании на начальном этапе.

Обычно после открытия бизнеса возникает ситуация, когда Вы еще ничего не зарабатываете, а все уже хотят денег. Банк, арендодатель, телекоммуникационная компания (телефон, интернет, хостинг), дизайнер веб-сайта, программист 1С, бухгалтер (или заменяющие их компании), государство (в виде налогов). Стоит до открытия компании прикинуть ее расходы на какой-то срок вперед (лучше до точки выхода на самоокупаемость) и иметь готовый план, как Вы будете эти расходы финансировать.

И особенно, если Вы не единственный участник бизнеса. Неправильные решения и действия могут привести к излишним расходам компании, в худших случаях – к конфликтным ситуациям собственников. О самых простых в оформлении и наиболее часто используемых малым бизнесом способах финансирования у нас есть отдельная статья.

Дивиденды и отсутствие бухгалтерского учета на упрощенке.

Если Вы собираетесь распределять прибыль и выплачивать дивиденды, бухгалтерский учет придется вести. В соответствии с ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и ФЗ «Об акционерных обществах», чистая прибыль общества, которая подлежит распределению между участниками (акционерами), определяется по данным бухгалтерского учета. И только так. Несмотря на то, что в соответствии с НК РФ, предприятия, перешедшие на УСН, освобождены от ведения бухгалтерского учета (за исключением операций с основными средствами и нематериальными активами). При этом следует помнить, что бухгалтерский учет нельзя начать вести, например, через год с момента начала хозяйственной деятельности.

Спросите у тех, кто занимается учетом в Вашей компании, ведется ли бухгалтерский учет, и попросите представить Вам бухгалтерскую отчетность на последнюю отчетную дату (баланс - форма 1 и отчет о прибылях и убытках - форма 2). Если Вы услышите, что на упрощенке бухучет вести не надо, перечитайте этот раздел сначала. Можно вслух, чтобы услышал тот, кто Вам ответил.

Ну и логично предположить, что выплата дивидендов возможна только при наличии прибыли.

Осуществление предпринимательской деятельности без лицензии (разрешения).

Выбирая, чем будет заниматься Ваша компания, помните, что существуют виды деятельности, подлежащие лицензированию. Часть из них перечислена в Федеральном законе «О лицензировании отдельных видов деятельности» №128-ФЗ. Другие регулируются федеральными законами в отношении самого вида деятельности, например, Федеральным законом «О связи» или «Об образовании» и так далее. Чем может грозить осуществление таких операций без должных документов. Озвучим возможные риски.

Уголовная ответственность-статья 171 УК РФ. Предусмотрены большие штрафы, а также лишение свободы на срок до 5 лет.

Административная ответственность - статья 14.1. КоАП РФ. Административные штрафы на должностных и юридических лиц, конфискация продукции, либо приостановление деятельности предприятия на срок до 90 суток.

Конфликты с заказчиком.По общему правилу, Ваш потенциальный партнер при обсуждении договора или контракта потребует копию лицензии, подтверждающую Ваше право осуществлять те или иные виды работ. Конечно, бывают и исключения, однако следует иметь в виду возможные последствия, как для самого клиента, так и для Вас.

Заказчику могут быть предъявлены претензии налоговым органом в части включения расходов на те или иные услуги или работы, которые ему оказывались подрядчиком, не имеющим соответствующей лицензии или разрешения. И вполне возможно, свою позицию Заказчику придется отстаивать в суде, а это дополнительное время и дополнительные затраты. Захочет ли Заказчик в дальнейшем работать с такой «проблемной» компанией?

Для некоторых видов деятельности лицензия может быть заменена какими-то другими требованиями, например, членством в саморегулируемой организации (СРО).

Перечислим виды деятельности, которыми часто начинают заниматься малые предприятия и по которым требуются лицензии или специальные разрешения:

• Строительство и/или проектирование (с 1/01/2010 – требуется членство в СРО). Причем стоит учитывать, что это не только строительство комплекса Москва-Сити. Банальный квартирный ремонт или прокладка компьютерных сетей попадают под эти требования.
• Услуги связи. Относится не только городская и международная связь, но и хостинг или предоставление услуг электронной почты.
• Обучение и проведение всяких курсов.
• Деятельность в области шифрования информации (услуги, разработка, производство и установка спецсредств и так далее)
• Другие

Нарушение ведения порядка кассовых операций и работа без применения контрольно-кассовой техники (ККТ).

Если Вы не переведены на уплату ЕНВД (с июля 2009 года им разрешено не применять ККТ), то при наличных расчетах за товары, работы или услуги обязаны применять кассовый аппарат, зарегистрированный в налоговом органе, и выдавать покупателям кассовые чеки. Такие правила установлены в РФ при работе с наличными денежными средствами. В том числе и для компаний, применяющих УСН. Если только Вы не занимаетесь оказанием услуг населению, для которых предусмотрена возможность использования бланков строгой отчетности (БСО) вместо кассового аппарата. Относится ли это к Вам? Полистайте Общероссийский классификатор услуг населению (ОКУН). За нарушение можно получить административный штраф в размере до от 4000 до 5000 рублей на должностное лицо организации, и от 40000 до 50000 рублей – на юридических лиц (статья 15.1 КоАП РФ). Необходимо правильно оформлять все документы – отчеты кассира за день, вести книгу кассира - операциониста и кассовую книгу. Наличная выручка должна сдаваться в банк – ее нельзя хранить в кассе предприятия свыше сумм установленного банком лимита. Направление расходования выручки также согласуется с банком.

Потратить просто так наличные Вы также не можете – оправдательные документы должны быть всегда. Чуть проще с наличными обстоят дела у индивидуальных предпринимателей, но в данном случае мы рассматриваем ситуацию юридического лица. Покупали Вы что-то для компании, ездили в командировку, расплачивались в ресторане во время обеда с партнерами – все нужно оформлять должным образом и составлять авансовые отчеты. Периодически банк или налоговые органы могут проверять, как Вы соблюдаете установленный порядок и запрашивать необходимые документы.

В случае если банк обнаружил нарушения, он сообщает в налоговый орган. На практике, если нарушение незначительно, Вам могут просто дать возможность их устранить к определенному сроку. Если же Вы вообще не представили документы и не дали никаких пояснений почему, банк вполне может сообщить об этом и в налоговый орган, и в финмониторинг, если сумма средств, за которую Вы не отчитались, превысит 600000 рублей. И даже если сумма будет меньше, банк имеет право сообщать о подозрительных операциях. Поэтому, прежде чем начать работать, потратьте чуть-чуть времени на изучение основных правил работы с наличностью – это поможет сэкономить средства и силы в будущем.

Халатное отношение к оформлению, сбору и хранению документов.

Отсутствие так называемых корпоративных (юридических) документов, неправильное оформление или отсутствие первичных учетных документов, несоблюдение хронологии поступления и отгрузки товара, все это может привести, во-первых, к увеличению налоговой базы и сумме налогов в бюджет, во-вторых – к проблемам с контрагентами.

Если Вы оформили счет-фактуру не по установленным правилам и форме, предусмотренной НК РФ, Ваш покупатель может лишиться налогового вычета. Либо ему придется отстаивать свою позицию в суде.

Если входящие документы от поставщиков оформлены неправильно, Вам могут не принять такие расходы (при 15% УСН или налога на прибыль), и так же «снять» НДС к вычету.

Если дата отгрузки товара покупателю раньше, чем поступление товара от поставщика, придется либо переоформлять документы (что крайне не любят делать контрагенты, особенно крупные, особенно после окончания налогового периода), либо готовьтесь к спорам с налоговой.

Если документов, подтверждающих расходы, вообще нет - готовьтесь к спорам с налоговой и доначислениям налогов.

Если наименование товара в приходных и расходных документах не соответствует, придется также доказывать, что Вы продали именно тот товар, который получили.

Если нет документов на товар на складе – его могут арестовать.

Если для компании заключенная сделка признается крупной и отсутствует ее одобрение акционерами /советом директоров – ее могут признать ничтожной.

И так далее и так далее и так далее.

Причем это касается не только внешних документов (полученных Вами от поставщиков либо выданных Вами покупателям и заказчикам), но также внутренних учетных бухгалтерских и иных документов - по учету материалов, основных средств, нематериальных активов, приобретения и реализации товаров, работ или услуг, учету зарплаты и кадров.. В общем виде о видах документов, оформлению, сроках и порядке их хранения у нас есть отдельная статья.

Совет простой. Лучше заранее получить информацию, задать вопрос или проконсультироваться со специалистами, чем потом тратить время и силы на решение проблем, которых вполне можно было избежать.

Не забывайте, что теперь Вы не наемный сотрудник, теперь Вы – владелец бизнеса и его руководитель, должностное лицо. И решать вопросы, связанные с деятельностью компании, в том числе и с государственными органами, теперь Ваша обязанность.

Стоит учитывать, что эти советы и ситуации описаны на дату создания статьи ( ноябрь 2009 г). Законодательство и ситуация меняется, могут появляться новые проблемы, старые полезные советы становиться вредными. Не стесняйтесь обращаться к консультантам при открытии бизнеса, да и в процессе его работы. Они могут помочь сэкономить время, силы и деньги.