Действующим законодательством использование в первичных документах факсимиле не предусмотрено.
В соответствии с Федеральным законом №402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
Статья 9. Первичные учетные документы.
1. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.
2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:
1) наименование документа;
2) дата составления документа;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
4) содержание факта хозяйственной жизни;
5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
В соответствии с НК РФ
Статья 169
6. Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. При выставлении счета-фактуры индивидуальным предпринимателем счет-фактура подписывается индивидуальным предпринимателем с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации этого индивидуального предпринимателя.
Если говорить о рисках использования факсимиле при оформлении первичных документов (счетов-фактур, накладных, актов), то на наш взгляд, они будут.
Причем претензии к оформлению могут предъявить и ваши контрагенты, так как для них это возможное снятие вычета по НДС и судебные разбирательства.
Позиция Минфина и ФНС однозначна - использование факсимиле в счетах-фактурах недопустимо.
Судебная практика складывается не в пользу налогоплательщиков.
Президиум ВАС РФ в своем Постановлении от 27.09.2011 №4134/11 указал
"Основанием для отказа в применении вычета по указанным счетам-фактурам послужил вывод инспекции о несоответствии порядка их заполнения требованиям статьи 169 Кодекса, поскольку подписи руководителя и главного бухгалтера на счетах-фактурах выполнены путем факсимильного воспроизведения.
Отказ обществу в удовлетворении его заявления суды мотивировали ссылками на статью 169 Кодекса и Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Федеральный закон N 129-ФЗ), которые не содержат положений, позволяющих оформлять документы первичного бухгалтерского и налогового учета с использованием факсимильной подписи лиц, уполномоченных на их подписание.
Этот вывод судов Президиум считает правильным в силу следующего.
Налоговые вычеты по налогу на добавленную стоимость применяются только при наличии соответствующих первичных документов на основании счетов-фактур (пункт 1 статьи 172 Кодекса).
Порядок оформления и выставления счетов-фактур установлен статьей 169 Кодекса, согласно которой счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия предъявленных сумм налога к вычету или возмещению. При этом счета-фактуры должны быть составлены с соблюдением требований к их оформлению, приведенных в пунктах 5 и 6 названной статьи.
В соответствии с пунктом 6 статьи 169 Кодекса счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации".
Факсимиле (в переводе с латинского - сделай подобное) представляет собой клише, то есть точное воспроизведение рукописи, документа, подписи средствами фотографии и печати.
Положениями статьи 169 Кодекса не предусмотрено возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. Не содержит подобной нормы и Федеральный закон N 129-ФЗ, в силу которого документы бухгалтерского учета должны содержать личные подписи соответствующих лиц, в связи с чем отступление от установленных правил влечет отказ в применении налоговых вычетов по таким счетам-фактурам".
На эту позицию ВАСа ссылается например, и 13 Арбитражный апелляционный суд в своем свежем Постановлении от 28.05.2013 по делу №А42-3909/2012.
При этом атраты по первичным документам, подписанными факсимиле, суд признал, но в вычетах НДС налогоплательщику отказали.
Поэтому принимая к учету документы с факсимильной подписью, оценивайте свои риски в будущем.